مهارات العمل عن بعد، كيف تعزز مهاراتك للعمل عن بعد؟،كيف تدير مشروع وتعزز الإنتاجية 

فى هذا المقال سوف نتعرف على مهارات العمل عن بعد وكيفية تعزيز مهاراتك للعمل عن بعد؟، حيث انه لم يعد العمل عن بعد غريبًا فى عالمنا وذلك بعد تفشي الوباء العالمي كوفيد-19، فقد تحولت شركات كثيرة إلى هذا الشكل وذلك لتتمكن من تسيير العمل على الرغم من الحجر الصحي الإجباري الذي استمر شهورًا طويلة في كافة البلاد. لكن العمل عن بعد يحتاج إلى نفس المهارات التي يتطلبها العمل فى داخل الشركة، بل وأيضًا قد يحتاج الموظف إلى الكثير من المهارات التي لم يكن يحتاج إليها قبل ذلك. وبالرغم من عودة الاستقرار إلى العالم، إلا أن نظام العمل عن بعد أو ما يطلق عليه نظام العمل الهجين لا يزال مستمرًا. كما أنه أصبح الآن يمثل مستقبل العمل داخل شركات ووظائف كثيرة، كذلك فقد أشار استبيان أجرته شركة IWG  أنه نحو حوالى 70% من رجال الأعمال يعملون عن بعد على الأقل مرة أسبوعيًا، وأكثر من حوالى 50% منهم يعملون عن بعد لأكثر من حوالى 3 أيام أسبوعيًا. لذلك سوف نستعرض داخل هذه المقالة أهم المهارات التي سوف تساعدك على التميز عند العمل عن بعد.

إليك: مهارات العمل عن بعد

1. إدارة المشاريع عن بعد

حيث يمكنك فى حالة العمل داخل مكتب أن تضمن سير المشروعات التي كُلفت بها وذلك بالطريقة الاعتيادية، فأنت تعرف مهمتك الأساسية وأيضًا زملاؤك يعرفون ما عليهم القيام به، كما يمكنكم أن تتابعوا تطورات العمل وذلك بطريقة مباشرة. لكن الأمر مختلف في حالة العمل عن بعد، كما لابد من إيجاد طريقة بديلة لإدارة المشاريع.

فهنا يأتي دور بعض التطبيقات وأيضًا المنصات التي يمكنها تقديم يد العون بالإضافة إلي تسهل إدارة ومتابعة سير المشاريع. وعلى الرغم من توفرها بكثرة إلا أننا سوف نشير إلى كل من “آسانا – Asana”، بالإضافة إلي ”منداي دوت كوم – Monday.com”؛ وذلك نظرًا لأنهم الأفضل من وجهة نظر أغلب مستخدمي أنظمة إدارة المشاريع رقميًا. كما تمثل هذه المنصات أدوات مساعدة وأيضًا فعالة في إنشاء مساحة افتراضية وذلك لإدارة المشاريع وإسناد المهمات لفريق العمل وأيضًا متابعة سير المهام. هنا يمكنك اختيار التطبيق المُفضل لديك وذلك وفقًا لاحتياجات فريقك أو شركتك.

2. مهارات العمل عن بعد: التعاون الافتراضي

إن الابتعاد عن الشركة أو مقر العمل قد يضيع قيمة التعاون أمام بعض التحديات التى تواجهنا داخل العمل. فبينما تكون هذه القمية بديهية خلال العمل داخل المكتب. إلا أن ذلك يحتاج فقط إلى بعض التنبيه وأخذ شكل جديد خلال العمل عن بعد.

كذلك فإن التعاون الافتراضي هو مفتاح الوصول إلى تحقيق الأهداف المطلوبة وذلك بأقل جهد ممكن وفي وقت قياسي. كما يجب أن يكون لدى كل فرد من أفراد فريق العمل هدف يطمح فى تحقيقه. وأيضًا مهمة واضحة يجب عليه إنجازها. كما تذكر أن التعاون الافتراضي الناجح قد يحتاج إلى موظفين يقدرون قيمة أفكار وآراء زملائهم. لذلك ربما يفيدك أن تضع شعار لفريقك مثل “لا وجود للأسئلة أو الأفكار الغبية”. وذلك للتوصل إلى أفضل القرارات والأحكام فيما يخص العمل. بالإضافة إلي ذلك يجب عليك أن تكون منفتحًا على مشاركة أفكارك وآرائك مع زملائك. وذلك حتى وإن لم تتسن لكم فرصة المقابلة على أرض الواقع من قبل. فأنتم الآن تتعاونون من أجل إنجاز نفس العمل. كذلك سوف يساعدك التعاون بين فريق العمل على التطور والتعلم من خبرات زملائك. وأيضًا من نقاط قوتك التي يمكنهم أن يشيروا إليها عندما تتعاون جهودكم معًا.

أيضًا قد يتيسر لك تبادل الأفكار من خلال البريد الإلكتروني أو من خلال تطبيق أكثر احترافية. مثل “سلاك – Slack” الذي تستخدمه كبري الشركات مثل “airbnb” و”Uber” و”NASA”. كما يوفر لك إنشاء قنوات منفصلة حيث يمكنك استخدام كل منها وذلك من أجل مشروع بعينه وتداول الأفكار. بالإضافة إلي ذلك يتميز بخاصية الدمج مع أدوات وتطبيقات أخرى عديدة ليقدم لك تجربة احترافية توفر عليك تعب التنقل بين  التطبيقات المختلفة التي تستخدمها مع فريقك.

3. من مهارات العمل عن بعد: التكيف والمرونة

حيث سهّل العمل عن بعد الحياة بالنسبة للكثير، كما منح الموظفين مرونة في نواح متنوعة. فقد أصبح الآن بإمكانك أن تعمل من منزلك أو حتى من مقهاك المفضل أو من مساحة عمل مشتركة، بالإضافة إلي المرونة في ساعات العمل وتتكييف على تطويع ساعات يومك ذلك بما يتناسب مع مهامك. لكن ماذا بعد التكيف على العمل عن بعد؟ فإن إحدى المتاعب التي قد تنتج عن العمل عن بعد هي العمل مع أفراد من بلاد أخرى، مما يعني في بعض الأحيان وجود مناطق زمنية متعددة. وهنا تأتي ضرورة مهارة التكيف بشكل مختلف، حيث يمكنك أن تطبقها من خلال:

•   فى البداية يجب عليك إخبار الشركاء والزملاء بموقعك وأيضًا التوقيت داخل بلدك. كذلك يمكنك استخدام تطبيق “كاليندر – Calendar” وذلك لتنظيم هذه الأوقات.
•  كذلك ضرورة الاتفاق على وضع حدود حتى تراعي الاختلافات التوقيتية. فلا يمكنك مثلًا أن تتلقى اتصالًا يخص العمل في ساعات الليل المتأخرة وذلك لمجرد أن الساعة 2 ظهرًا عند المتصل.
•  بالإضافة إلي ذلك يجب تحديد مواعيد عادلة لكافة الأطراف في حالة الاجتماعات. مع مراعاة عطلات نهاية الأسبوع أو الأعياد وفقًا للبلاد المتنوعة. كذلك يمكنكم الاتفاق على توحيد أيام العطلة الأسبوعية مثلًا، وأيضًا التنبيه قبل مواسم الأعياد بأن هذه الفترة لن تكون مناسبة لمتابعة العمل لكي لا تكون هذه مفاجأة بالنسبة لبقاقى أفراد العمل.
• كما يجب الاتفاق مع زملائك وشركائك على تحديد منطقة زمنية واحدة يمكنكم العمل وفقًا لها على قدر المستطاع.
• فى النهاية يجب الاستفادة من عدم التزامن قدر الإمكان. هذه إحدى المميزات فى حالة العمل عن بعد، فحتى إذا حاولتم العمل وفقًا لمنطقة زمنية واحدة، قد لا يمكنكم الالتزام بها طوال أيام العمل، هنا يجب عليك أن تستغل الفارق الزمني لصالحك إن كنت بحاجة إلى الكثير من الوقت وذلك لتنجز مهامك مثلًا.

4. مهارات العمل عن بعد: التواصل الافتراضي

حيث تقودنا النقطة السابقة إلى ضرورة رسم الحدود الأساسية التي يقوم عليها التواصل الافتراضي بين أفراد العمل. وهذا يؤكد على ضرورة أن تكون الرسائل المتبادلة من خلال البريد الإلكتروني أو “Slack” تكون مكتوبة جيدًا وأيضًا بوضوح وذلك لضمان عدم إضاعة الوقت نظرًا للتوقيتات المختلفة.  كذلك يمكن للموظفين أن يتواصلوا بطريقة رسائل الفيديو المسجلة من خلال تطبيق مثل “لوم – Loom” أو التعليقات المفصلة.

5. من مهارات العمل عن بعد: البيئة المناسبة للعمل

فى بعض الأوقات ما يكون العمل عن بعد هو الصديق الوفي للأيام التي لا نكون فيها فى أفضل مزاج وذلك للجلوس على المكتب  ل8 ساعات، أو ارتداء الملابس الرسمية. كذلك يمكننا أن نستخدم الحاسوب من على الأريكة داخل غرفة الجلوس، أو العمل من المقهى. لكن هذه المرونة تمثل سلاحًا ذو حدين؛ لأن هذا من شأنه أن يعرضك أيضًا للمُشتتات مثل التلفاز أو فقدان التركيز داخل الأماكن المزدحمة.

6. الاهتمام بالصحة الجسدية والنفسية

“العقل السليم في الجسم السليم”. هذه ليست مجرد حكمة تم تناقلها بين الأجيال، إنها حقيقة علمية. كذلك لن يمكنك أيضًا أن تؤدي أعمالك على أتم وجه. كذلك فى حالة أنك كنت تعاني من آلام جسدية تتسبب فى فقد تركيزك، أو فى حالة إن كنت تعاني من الاكتئاب أو الوحدة. فإن الاهتمام بالصحة النفسية والجسدية لا يعد أمرًا من الرفاهية خصوصًا فى حالة عندما تعمل من منزلك لساعات طويلة.

كذلك ققد تسبب العمل عن بعد إلي زيادة زيارات الموظفين إلى عيادات الأطباء وذلك بشكاوى آلام فى الرقبة وأيضًا الرسغ وأسفل الظهر. كما أثبتت دراسة حديثة أن العمل عن بعد قد يؤدي إلى الشعور بالوحدة والاكتئاب وكذلك القلق. أيضًا فإن إحدى الروابط الأساسية بين آلام الظهر والرقبة بالإضافة إلي الاضطرابات المزاجية تتمثل في قلة الحركة. لذا عليك أن تعتبر التمارين الرياضية جزءًا من عملك، كذلك يمكنك أن تقوم ببعض اليوغا أو تمارين التمدد التي تساعدك على الاسترخاء.

مهارات لإدارة مشاريعك وتعزز إنتاجيتك 

حيث يكافح أغلب رواد الأعمال من أجل إنجاز كافة المهام الموكلة إليهم أثناء ساعات العمل، لكن كثرة العمل لا يعنى بالضرورة أنك إنسان ناجح. في حين يستطيع أغلب رواد الأعمال أصحاب المشاريع الصغيرة وأيضًا إنجاز مهامهم أثناء الوقت المتوفر لديهم، كما يعجز آخرون عن فعل ذلك والسبب فى ذلك هو أن نهجهم في العمل خاطئ تمامًا.