كيف تُنشىء و تُدير شركتك الخاصة من المنزل باستخدام منصة (تريللو) الإلكترونية .. مجانًا!

عرفت أنك تريد أن تفتتح شركتك الخاصة.
نعم
هل لديك إمكانية مادية لتستأجر مقر؟
لا
سوف أوفر لك المقر .. هل تستطيع أن توفر مبلغا جيدا لتأثث المقر ؟
لا
سوف أقوم بتأثيث المقر لك .. هل لديك القدرة على دفع رواتب الموظفين حتى يبدأ العمل فى إدرار دخلاً يغطى مصروفاتك؟
بالطبع لا
صديقى … إنك لا تملك أى شىء .. سامحنى .. شخص مثلك لا يجب أن يطمح فى أن يكون صاحب عمل خاص.
و لكننى أعرف الكثير عن هذا المجال .. أعرف كيف تتم الأمور .. و كيف ينساب العمل من أول خطوة لآخر خطوة.
جيد جدا .. فلتبحث لك عن وظيفة فى إحدى الشركات الضخمة إذن .. و لكن عذرا … كل هذا ليس كافياً لتفتتح شركتك الخاصة. منصة تريللو المجانية

ربما أزعجك الحوار السابق، و ربما دار فى ذهنك من قبل، أو فى الواقع. من فضلك لا تفعل؛ فهذا الحوار قادم من زمن مضى، إذ أنه فى زمن الإنترنت أصبحت معظم الأشياء أكثر سهولة و مجانية، و إدراة شركتك من المنزل بتكاليف تكاد تكون معدومة ليست استثناءاً من هذه القاعدة.

الإدارة ما هى إلا نوعاً من التواصل الفعَّال المُركَّز بين المدير و الموظفين، و بين الموظفين و بعضهم .. فى الماضى كان لا بد من تواجد الجميع فى مكان واحد، بما يستتبعه وجود هذا المكان من مصروفات و مسؤوليات، أما الآن مع وجود وسائل جديدة من التواصل، نشأت منصات جديدة لإدارة الشركات، و معظم أنواع المشاريع، فى صورة مواقع إنترنت سهلة الاستخدام للغاية، و ذات فاعلية عالية فى الوقت نفسه … أحد أهم هذه المنصات هى منصة (تريللو .. Trello) المجانية.

https://trello.com

تريللو! .. ما هو تريللو؟

تريللو هو منصة لتنظيم و إدارة الأعمال عن طريق تقسيم انسياب العمل work flow إلى لوحات boards .. ثم قوائم lists .. ثم بطاقات cards، و من خلال هذه التقنية فإنه يخبر الجميع – بنظرة واحدة – ما المشروع الذى يتم العمل عليه، و ما هى خطوات العمل، و ما هو تتابعها، و مَن مِن الموظفين يعمل على إنجاز أية مهمة، و ما هو مدى التقدم فى إنجاز كل مهمة؛ و بهذه الطريقة يمكن أن يعمل كل فرد من أفراد الشركة من منزله، و أن يقوم الجميع بالتواصل عن طريق الموقع الإلكترونى.

الخبر السعيد أن منصة (تريللو) ليست متاحة فقط كموقع إلكترونى، و لكنها متوافرة أيضا كتطبيق جوال على نظامى الأندرويد و الـ IOS.

قد يبدو الأمر للوهلة الأولى غامضاً، و لكن خلال هذا الدليل سوف تتعلم كيفية استخدام هذه المنصة على الوجه الأمثل، و سوف تكتشف أنها رغم فاعليتها إلا أنها فى غاية السهولة.

لوحة تريللو .. Trello Board

كيف يعمل ذلك الـ تريللو؟

تستطيع بعد أن تنشىء حساباً مجانيا على موقع (تريللو) باستخدام بريدك الإلكترونى أن تنشىء أى عدد من اللوحات.

تحتوى اللوحة board على انسياب واحد للعمل work flow، لذلك فإن شركتك أو مشروعك من الممكن جدا ألا يحتاج إلا للوحة واحدة.

و لكل مرحلة من مراحل العمل نقوم بإنشاء قائمة خاصة به list، فبفرض أن عملك يتكون من 5 مراحل بداية من المبيعات حتى تسليم العمل للعميل؛ ستقوم بعمل 5 قوائم، و تحت كل قائمة تقوم بإضافة المهام tasks للموظفين عن طريق إنشاء البطاقات cards .. بطاقة لكل مهمة.

إضافة البطاقات و ما يمكنك عمله بها

يمكنك تحت كل قائمة أن تضيف أى عدد من البطاقات .. و لنفترض أنك ستضيف بطاقة واحدة لمهمة واحدة .. فستقوم بكتابة اسم المهمة كعنوان للبطاقة .. ثم تضغط على البطاقة لتفتحها.

بداخل البطاقة هنا يكمن السحر.. حيث ستجد العديد و العديد من الخيارات المفيدة جدا، و التى سوف تمكن فريق عملك من تجميع كل ما يخص المهمة فى مكان واحد.

فى البداية سوف تجد خانة الوصف description حيث ستقوم بكتابة وصف تفصيلى للمهمة المطلوب إنجازها. كارت تريللو .. Trello Card

ثم ستقوم بإضافة الأعضاء members الذين سيكون عليهم إتمام المهمة من فريق العمل، و عند إضافة كل عضو سوف يصله إشعار على حسابه على تريللو، كما سيصله إشعار آخر على بريده الإلكترونى الذى قام بعمل حساب تريللو من خلاله.

الخطوة التالية هى أن تحدد موعد انتهاء أو تسليم المهمة due date بالساعة و اليوم و الشهر، و هذا الموعد يبدأ لونه فى التغير إلى الأحمر عند اقترابه لتنبيه أعضاء البطاقة لاقتراب انتهاء المهلة المحددة لإنهاء المهمة، كما يمكن عند إتمام أى خطوة أن يتم تعديل الموعد ليلائم الخطوة التالية.

من المفيد أيضا أن تميز بطاقاتك بعلامات ملونة labels لسرعة التعرف على نوعها بمجرد النظر .. قم بإنشاء أى عدد من العلامات بالألوان و النصوص التى ترغبها، ثم قم باختيار العلامة الملائمة لكل بطاقة .. و لهذا فائدة أخرى؛ إذ يمكنك أن تقوم بفلترة كل بطاقاتك بناءً على أنواع العلامات.

بعد ذلك يمكنك أن تقوم بإنشاء قائمة خطوات check list؛ حتى يقوم الأعضاء بشطب كل خطوة يتمونها أولا بأول، و بالترتيب، ليكون الجميع على علم بمدى التقدم فى إنجاز المهمة.

كما يمكن لأى عضو أن يرفع أية مرفقات attachment على البطاقة كملفات الوورد و الإكسل و الصور و غيرها من ملفات العمل؛ ليتمكن أى عضو آخر من تحميلها و الاطلاع أو متابعة العمل عليها.

بعد كل ما مضى من توضيح لطبيعة المهمة و وضع إطارها الزمنى لابد من وسيلة للتواصل بين الأعضاء، و هنا يأتى دور التعليقات المتوافرة بكل بطاقة، و هى تشبه تعليقات الفيس بوك من حيث توافر خاصية الـ mention الهامة جدا هنا، بحيث يمكنك توجيه الكلام إلى عضو أو أكثر فى التعليقات و ذكرهم عن طريق كتابة علامة @ قبل أسمائهم، ثم يقومون هم بالرد عليك بنفس الطريقة؛ ليتم الحوار.

و لكى يكون العضو على علم بكل ما يحدث على البطاقة أولاً بأول إن أراد فيمكنه أن يسجل فيها عن طريق خاصية subscription؛ لتصله إشعارات بكل صغيرة و كبيرة تحدث عليها.

الخاصية الأبرز للبطاقة و لتريللو بشكل عام، هى أنك تستطيع أن تقوم بتنقيل البطاقة من قائمة list إلى أخرى، و يمكنك أيضا أن تصنع نسخة من البطاقة على لوحة board أخرى تماماً، لذلك – كما ذكرنا – من المفضل أن تقسَّم خطوات انسياب عملك work flow على قوائم، ثم تقوم بتنقيل البطاقة بين هذه القوائم بالترتيب؛ حتى تصل للقائمة الأخيرة التى عادة ما تكون تحت عنوان مثل: تم الانتهاء، أو تم التسليم للعميل.

هل اكتفيت؟ .. لازال هناك المزيد!

المزيد من الإمكانيات

لقد عرضنا إلى الآن خصائص تريللو الأساسية فقط، و لكن تريللو يعج بالعديد من الخصائص المكملة التى تزيد من مدى الإمكانيات

التى ربما تحتاج لها فى عملك، مثل:

التحكم الكامل فى أعضاء البطاقات من قبل المدير، و إمكانية دعوة الشخص لكى يصير عضوا بالبطاقة عن طريق الإيميل.
إمكانية إضافة التقويم calendar.
إمكانية عمل تصويت voting.
خاصية كبر عمر البطاقة، حيث يتحول لون البطاقات القديمة شيئاً فشىء إلى الأصفر، مثل اصفرار الأوراق القديمة بالضبط.
خاصية فلترة البطاقات عن طريق الأعضاء، و مواعيد الانتهاء، و العلامات، و الكلمات المفتاحية.
أرشفة البطاقات، حيث لا يوجد حذف نهائى للبطاقات فى تريللو، و لكن تتم أرشفتها، حتى تعود إليها عند الحاجه، و مساحة هذا الأرشيف لا نهائية، فلا تقلق.
خاصية إنشاء البطاقات عن طريق البريد الإلكترونى دون الدخول للموقع.

أعتقد أننى سأدفع اشتراكا محترماً للاستفادة من هذه المنصة القوية، أليس كذلك؟

سوف أخيب آمالك صديقى .. للأسف لن تدفع أى شىء مقابل كل هذه الخصائص الهامة و المميزة، و التى تمكنك من إنشاء و إدارة شركة كاملة من المنزل .. كل هذا مجاناً تماماً.

ماذا تنتظر؟! فلتنشىء حساباً على منصة (تريللو) فوراً، و لتبدأ فى عالم ريادة الأعمال الرحب أنت و أصدقاءك، و لتخبرنى عن تجربتك الخاصة قريبا إن شاء الله.